Tietosuoja-
ilmoitus

1. Johdanto

Nyblin Asianajotoimisto Oy (Y-tunnus 3428531-5, jäljempänä ”NyA”) käsittelee henkilötietoja asianajotoiminnan harjoittamista koskevassa liiketoiminnassaan.

Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka suoraan tai välillisesti liittyy tunnistettavaan tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, esimerkiksi nimi tai sähköpostiosoite.

NyA huolehtii henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja kunnioittaa yksityisyyttä. NyA suojaa henkilötiedot toimialan parhaiden käytänteiden mukaisesti sekä manuaalisessa että automaattisessa käsittelyssä.

Tässä tietosuojaselosteessa NyA antaa tietoa henkilötietojen käsittelystä seuraavien pääkohtien mukaan jäsennettynä:

• henkilötietojen käsittely, joka liittyy a) toimeksiantoihin, b) asiakassuhteiden hoitamiseen tai markkinointiin sekä c) NyA:n verkkosivustoon
• rekisteröidyn oikeudet
  

NyA antaa tiedon siitä, mitä henkilötietoja se voi rekisterinpitäjänä kussakin yhteydessä käsitellä, mitkä ovat käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeudelliset perusteet. NyA antaa tietoa myös siitä, missä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ja miten pitkään tietoja säilytetään.

NyA antaa tietoa myös rekisteröidyn oikeuksista henkilötietojen käsittelyssä ja siitä, miten rekisteröity voi olla yhteydessä NyA:han rekisterinpitäjänä siinä tapauksessa, että hänellä on kysymyksiä tai huomautuksia tästä tietosuojaselosteesta tai NyA:n toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä.  

2. ​Henkilötietojen käsittely toimeksiantojen yhteydessä

Kun NyA:lle tarjotaan asianajotoimeksiantoa ja NyA arvioi edellytyksiään ottaa toimeksianto vastaan ja/tai hoitaa sitä, NyA voi kerätä, tallentaa ja käsitellä henkilötietoja seuraavassa kerrottavan mukaisesti.

NyA voi käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja.​

Asiakas, joka on luonnollinen henkilö:

• nimi ja yhteystiedot
• tapauskohtaisesti henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus sekä passin tai muun henkilöllisyystodistuksen jäljennös tästä ilmenevine tietoineen sekä tieto siitä, jos asiakas on poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani
• tieto siitä, koskeeko asiakasta EU-pakote
• itse toimeksiantoon liittyvät henkilötiedot, tapauskohtaisesti tällöin myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja
  

Yhteisöasiakasta edustava luonnollinen henkilö:

• nimi ja yhteystiedot, asema tai tehtävänimike ja työnantaja
• asiakasyhteisön kaupparekisteriotteelta ilmenevät tiedot
• tapauskohtaisesti henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus, passin tai muun henkilöllisyystodistuksen jäljennös tästä ilmenevine tietoineen, tieto asiakasyhteisön tosiasiallisista edunsaajista ja siitä, onko edunsaaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani sekä tieto siitä, koskeeko henkilöä EU-pakote
  

Vastapuolena oleva tai toimeksiantoon muuten liittyvä luonnollinen henkilö:

• edellä selostettua vastaavia tietoja soveltuvin osin siinä laajuudessa kuin käsittely on välttämätöntä toimeksiannon hoitamiseksi

Henkilötiedot toimittaa NyA:lle säännönmukaisesti asiakas, tai NyA voi kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• toimeksiannon vastaanottamisen yhteydessä toteutettava oikeushenkilön ja/tai luonnollisen henkilön tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen sekä esteellisyyden tarkastus ja sen selvittäminen, voiko NyA ottaa toimeksiannon vastaan, kun otetaan huomioon muun muassa pakottavaan lainsäädäntöön perustuvat velvoitteet ja NyA:n oma riskienhallinta
• toimeksiannon hoitamiseen yleisesti liittyvät tarkoitukset, kuten oikeudellisen neuvonnan antaminen tai oikeudellisen vaateen esittäminen tai sellaiseen vastaaminen
• laskutukseen tai muuten taloushallintoon liittyvät tarkoitukset
  

Käsittelyn oikeudellisia perusteita ovat, kunkin henkilötietoryhmän mukaan, joko lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, oikeudellisen vaateen esittäminen tai sellaiseen vastaaminen tai sopimusvelvoitteen toteuttaminen tai täytäntöönpano. Lakisääteinen velvoite voi perustua yksinomaan asianajajiin sovellettavaan sääntelyyn tai esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaan lainsäädäntöön.

​Henkilötietoja ei luovuteta missään olosuhteissa kolmansille osapuolille silloin, jos luovutus merkitsisi asianajajan lakisääteisen salassapitovelvollisuuden rikkomista. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• luovutus asiakkaan vakuutusyhtiölle, tilintarkastajalle, vastapuolelle tai vastapuolen asiamiehelle, viranomaiselle tai muulle julkista hallintotehtävää hoitavalle, tuomioistuimelle tai välimiesoikeudelle
• luovutus, jos asiakas sitä erikseen pyytää tai edellyttää
• luovutus NyA:n alihankkijalle siinä tapauksessa, että toimeksiannon asianmukainen hoitaminen sitä edellyttää
• luovutus toimivaltaiselle viranomaiselle sen mukaan kuin NyA on velvollinen luovuttamaan tietoja laissa säädettyjen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi
• luovutus NyA:n kirjanpitäjälle, tilintarkastajalle tai vastuuvakuuttajalle

​​Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ellei luovutus tai siirto ole tarpeen esimerkiksi valtioiden väliset rajat ylittävän oikeudellisen menettelyn mahdollistamiseksi tai sen takia, että asiakasyhteisö tai sen edustaja toimii EU-/ETA-alueen ulkopuolella. NyA huolehtii laillisen siirtoperusteen käyttämisestä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin NyA on muun muassa asianajajiin sovellettavan sääntelyn perusteella velvollinen säilyttämään toimeksiantoihin liittyviä tietoja. Pääsääntöisesti säilyttämisvelvoite kestää kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä.

3. Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoitamiseksi tai markkinointiin

NyA voi kerätä, tallentaa ja käsitellä asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin edustajaa koskevia henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi tai markkinoinnilliseen tarkoitukseen seuraavasti

• asiakassuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen
• NyA:n palvelujen markkinointi asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan edustajana olevalle luonnolliselle henkilölle, jollei tämä ole kieltänyt markkinointia
• erikseen annetun suostumuksen perusteella henkilötietojen käsittely sitä varten, että henkilö toimii suosittelijana toiselle potentiaaliselle asiakkaalle​

Jos henkilö on ilmaissut kiinnostuksensa NyA:n seminaareja, muita tapahtumia tai tiedotteita kohtaan, NyA kerää, tallentaa ja käsittelee henkilötietoina nimeä ja yhteystietoja, asemaa tai tehtävänimikettä sekä tietoa työnantajasta. NyA voi kerätä ja käsitellä vastaavia tietoja myös potentiaalisten asiakasyhteisöjen edustajista julkisista lähteistä kerättynä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä kutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen ja hallinnointiin sekä seminaarien tai muiden tapahtumien järjestelyjä varten.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely markkinoinnilliseen tarkoitukseen tai peruuttaa aikaisemmin antamansa tätä koskenut suostumus.

Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja säilytetään enintään siihen saakka, kunnes edellisestä yhteydenpidosta rekisteröidyn kanssa on kulunut kaksi vuotta. 

4. Henkilötietojen käsittely NyA:n verkkosivustolla

NyA:n verkkosivustolla vierailtaessa tallentuu henkilötietoina muun muassa IP-osoite, sivustolla vierailun ajankohta ja kesto sekä evästeitä koskevat tiedot.

NyA:n verkkosivustolla käytetään vain sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Niiden avulla varmistetaan sivuston tekninen toimivuus, eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.​

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• pyytää selvitys siitä, käsitteleekö NyA häntä koskevia henkilötietoja
• tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja NyA käsittelee, jollei tarkastusoikeuden epäämiselle ole laissa säädettyä perustetta
• vaatia NyA:lta tietoja siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään
• vaatia NyA:aa oikaisemaan häneen liittyvät virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot
• perua aikaisempi suostumuksensa NyA:n keräämien henkilötietojen käsittelyyn; tällaisessa tapauksessa NyA voi kuitenkin jatkaa käsittelyä, jos pakottava lainsäädäntö siihen velvoittaa
• kieltää NyA:aa käsittelemästä hänen henkilötietojaan markkinointitarkoituksiin
• tapauskohtaisesti oikeus vaatia NyA:aa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, esimerkiksi tilanteessa, jossa peruste, jonka mukaan NyA on niitä alun perin käsitellyt, ei ole enää voimassa
• tapauskohtaisesti oikeus vaatia NyA:aa rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi tilanteessa, jossa esitetään väite henkilötietojen virheellisyydestä; tällöin rekisteröity voi vaatia käsittelyn rajoittamista virheellisyyden selvittämisen ajaksi
• tehdä valitus henkilötietojen lainvastaisesta käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten Suomessa tietosuojavaltuutetulle

Jos rekisteröity haluaa asioida NyA:n kanssa henkilötietojensa käsittelyä koskevassa asiassa, viestin voi lähettää sähköpostiosoitteeseen, jonka alkuosa on privacy ja loppuosa @nyblin.eu.

NyA voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla päivitetyn version verkkosivustollaan. Tämän selosteen päiväys on 5.3.2024.