Kussakin organisaatiossa lisätään lähetettävien sähköpostien yhteyteen yleinen luottamuksellisuusilmoitus. Niiden sisällöt ovat kuitenkin usein vaikeaselkoisia ja joskus epäjohdonmukaisiakin. Ongelmia voi seurata sanamuotojen lainaamisesta muusta oikeuskulttuurista ja siitä, että viestin mahdollisesti sisältämä salassa pidettävä sisältö sekoittuu siihen, mikä koskee luottamuksellisen viestin suojaa sisällöstä riippumatta. Asianajajan käyttämän luottamuksellisuusilmoituksen on katettava kaksi toisistaan erillistä näkökohtaa: viestin väärään vastaanottajaan sovellettavat säännöt sekä asianajajan ja päämiehen välisen luottamuksellisen yhteydenpidon suoja suhteessa viranomaisiin.
Vaikka sähköpostien mukana on kulkenut jo useamman vuosikymmenen ajan luottamuksellisuusilmoituksia, niille tarkoitettu sisältö ymmärretään aika ajoin virheellisesti. Jos ilmoituksessa kerrotaan, että ”tämä viesti on tarkoitettu vain sen vastaanottajalle”, viestin saaja voi luulla, ettei hänellä ole tämän perusteella oikeutta jakaa viestiä edelleen jollekulle muulle.
Mainintaan siitä, kenelle viesti on tarkoitettu, liitetään kuitenkin tyypillisesti perään huomautus sitä varten, jos vastaanottaja on saanut viestin erehdyksessä. Tällöin vastaanottajaa pyydetään poistamaan viesti, ja häntä saatetaan myös huomauttaa kiellosta paljastaa tai käyttää viestin sisältöä. Nämä huomautukset muotoillaan yleensä selkeästi, mutta sanoman tehokkuutta voi heikentää se, jos vastaanottajaksi tarkoitettu on ensin määritelty epäselvästi.
Myös ilmoitus, jonka mukaan viesti sisältää (tai saattaa sisältää) luottamuksellista tietoa, voi aiheuttaa sekaannusta. Sekä lähettäjän että vastaanottajan on hyvä erottaa toisistaan yhtäältä jonkin tiedon, kuten liikesalaisuuden, saama suoja ja toisaalta se, että kaikenlainen sähköinen kohdeviestintä on luottamuksellisen viestin suojan piirissä sisällöstä riippumatta.
Julkisuuteen päätyy joskus tietoja sellaisista sähköposteista, jotka laatija on lähettänyt erehdyksessä muulle kuin vastaanottajaksi tarkoittamalleen. Vaikuttaa siltä, etteivät läheskään kaikki sähköpostien vääriksi vastaanottajiksi päätyneet ole tietoisia siitä, että viestin sisällön paljastaminen sivulliselle on laissa kiellettyä ja myös rangaistavaa.
Kun asianajaja miettii sähköpostiviesteissä käyttämänsä luottamuksellisuusilmoituksen sisältöä, teksti kannattaa katsoa läpi kahdesta näkökulmasta:
Yhä useampi liikejuridiikkaan erikoistunut asianajotoimisto käyttää nykyisin julkisessa viestinnässään, kuten verkkosivuillaan, vain englantia – näin siitä huolimatta, että viestinnän kohderyhmään kuuluu myös suuri joukko äidinkielenään suomea tai ruotsia puhuvia. Sama englannin kielen valta-asema tulee esille sähköpostien luottamuksellisuusilmoituksista.
Kielivaihtoehtoja puntaroitaessa voisi olla kuitenkin tarkoituksenmukaista antaa merkitystä myös sille, että luottamuksellisuusilmoituksen ensisijaisia kohderyhmiä ovat itse asiassa muut kuin ne, joille viesti tarkoitetaan lähettää. Vaikka suomenkielinen asiakas lukisi sujuvasti englantia, sama ei koske aina sitä, jolle viesti päätyy erehdyksessä. Suomen kieli voi olla tarkoituksenmukainen myös ajatellen sitä vaihtoehtoa, että asiakkaan viestintä päätyisi suomalaisen viranomaisen tutkittavaksi.
Edellä todettu koskee soveltuvin osin myös ruotsia, jos asianajaja ja/tai mahdolliset viestien väärät vastaanottajat ovat äidinkieleltään ruotsinkielisiä. Joka tapauksessa varsinkin liikejuridiikkaan erikoistuneissa asianajotoimistoissa on kansainvälisen toimintaympäristön takia välttämätöntä, että luottamuksellisuusilmoitus on (myös) englanniksi.
Asianajotoiminnassa merkittävä osa sähköposteista sisältää salassa pidettävää tietoa myös muuten kuin asianajosalaisuuden näkökulmasta. Viestit voivat sisältää liikesalaisuuksia tai arkaluonteisia yksityiselämän tietoja. Niissä voi olla myös sellaista asianosaisaseman perusteella saatua tietoa, jonka suhteen vaitiolovelvollisuus perustuu viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 23 §:ään.
Koska edellä esitetyt muut näkökohdat ovat jo nekin keskenään eritasoisia, asianajajan käyttämässä luottamuksellisuusilmoituksessa ei ole mielestäni välttämätöntä huomauttaa myös sähköpostin sisältämien tietojen yleisestä salassapidettävyydestä. Läheskään kaikki asianajajan lähettämät sähköpostit eivät ole sisällöltään yleisesti salassa pidettäviä, ja tarvittaessa salassapitoa koskeva korostus on lisättävissä räätälöidysti viestiin.
Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014, SVPL) 136 §:n 4 momentissa on säädetty seuraavasti:
”Se, joka on ottanut vastaan tai muutoin saanut tiedon sähköisestä viestistä – – tai välitystiedosta, jota ei ole hänelle tarkoitettu, ei saa ilman viestinnän osapuolen suostumusta ilmaista tai käyttää hyväksi viestin sisältöä, välitystietoa tai tietoa viestin olemassaolosta, ellei laissa toisin säädetä.”
Jos sähköpostin väärä vastaanottaja rikkoo kieltoa, sovellettavaksi tulee SVPL 350 §:n 2 momentin viittaussäännöksen mukaan ensisijaisesti salassapitorikosta tai -rikkomusta koskeva rikoslain (39/1889) 38 luvun 1 tai 2 §.
Suomen rikoslain säännöksiä sovelletaan lähtökohtaisesti vain Suomessa tehtyihin rikoksiin, joten sovellettava sääntely voi olla erisisältöistä, jos vääräksi vastaanottajaksi valikoitunut asuu tai toimii muussa maassa. Joka tapauksessa luottamuksellisuusilmoituksessa on tärkeää huomauttaa siitä, että viestin käyttäminen tai paljastaminen on (laissa) kiellettyä.
Ilmoituksessa on tarkoituksenmukaista esittää myös pyyntö, että väärä vastaanottaja poistaisi saamansa viestin tietojärjestelmästään. Oikeudelliselta asemaltaan tällainen pyyntö jää kuitenkin lähinnä toivomusluonteiseksi; väärällä vastaanottajalla ei ole sinällään velvollisuutta poistaa viestiä.
Voi olla järkevää pyytää väärää vastaanottajaa myös ilmoittamaan, jos hän havaitsee saaneensa hänelle tarkoittamattoman sähköpostin. Pyynnöstä voi olla hyötyä – jos väärä vastaanottaja reagoi siihen ripeästi – ainakin siltä kannalta, etteivät saman viestin mahdolliset muut (oikeat) vastaanottajat jatka viestinvaihtoa vastaa kaikille -toiminnolla.
Jokaisen oikeus kääntyä luottamuksellisesti asianajajan puoleen nauttii Suomen perustuslain (731/1999) takaamaa suojaa; merkitystä on erityisesti oikeusturvaa koskevalla 2 luvun 21 §:llä ja yksityiselämän suojaa koskevalla 2 luvun 10 §:llä. Tarkempia säännöksiä on muun muassa oikeudenkäymiskaaressa (4/1734) ja esitutkintaan sovellettavassa lainsäädännössä. Attorney-client privilege on keskeinen ja vakiintunut periaate myös kansainvälisesti.
Asiakkaan sähköpostiviestintä voi päätyä viranomaisen yllätyksellisen tutkinnan kohteeksi. Tärkeimpinä esimerkkeinä viranomaisista voidaan mainita esitutkintaa suorittava poliisi ja kilpailusääntöjen rikkomista selvittävä kilpailuviranomainen (Kilpailu- ja kuluttajavirasto tai Euroopan komissio). Viranomaisen tutkintavaltuuksia rajoittaa kuitenkin asianajajan ja päämiehen välisen yhteydenpidon luottamuksellisuus.
Viranomaisella on itselläänkin velvollisuus tunnistaa, jos aineiston joukossa on viestejä, jotka saavat suojaa asianajajan ja päämiehen välisenä yhteydenpitona. Silti on tärkeää, että asianajajan sähköpostit sisältävät luottamuksellisuusilmoituksessa tätä koskevan maininnan. Erityisen sensitiivisessä oikeudellisessa neuvonnassa on myös yleistä, että asianajaja tehostaa samaa näkökohtaa jo viestinsä alussa tai otsikossa.
Olen aika ajoin pohtinut, millainen olisi asianajajan sähköpostin luottamuksellisuusilmoituksen optimaalinen sisältö siltä kannalta, että ilmoitus sisältäisi sen tarkoituksen kannalta välttämättömät tai muuten tärkeät näkökohdat mutta olisi samalla selkeä – ja riittävän lyhyt niin, että se voi olla viestissä mukana kahdella eri kielellä. Pohdinnan jälkeen päädyin seuraavaan sanamuotoon:
Tämä viesti on tarkoitettu sen sisällöstä ilmenevälle vastaanottajalle. Jos olet saanut viestin erehdyksessä, ilmoitathan meille ja poistathan viestin tietojärjestelmästäsi. Huomaathan tällöin myös, että viestin ja sen sisällön ilmaiseminen ja käyttäminen on laissa kiellettyä. Vastaanottajan aseman mukaan tämä viesti voi saada suojaa asianajajan ja päämiehen välisenä luottamuksellisena yhteydenpitona.
Muiden organisaatioiden kuin asianajotoimistojen luottamuksellisuusilmoitus ei tyypillisesti sisällä viittausta Attorney-client privilege -näkökohtaan. Väärää vastaanottajaa koskeva osuus on sen sijaan myös niissä tärkeä. Jos organisaatio sisällyttää sähköposteihinsa viittauksen luottamuksellisuuteen tai salassapitoon, asiayhteydestä on hyvä tulla esille, tarkoitetaanko tietojen sisällöllistä salassapidettävyyttä vai sähköisen viestinnän yleistä luottamuksellisuutta, siis suhteessa väärään vastaanottajaan.
Melkein jokaiselle sähköposteja työkseen lähettävälle on käynyt joskus niin, että viesti on lähtenyt erehdyksessä jollekulle, jolle se ei ole tarkoitettu. Yleistä on myös se, että lähettäjä myöhemmin itsekin huomaa virheensä.
Tällaisessa tilanteessa ei kannata tehdä uutta virhettä. Väärälle vastaanottajalle on tärkeää ilmoittaa virheestä, mutta tätä ei pidä tehdä niin, että antaa ilmoituksensa osana samaa viestiketjua, jonka lähettämisessä virhe tapahtui – tällöin aikaisempikin sisältö nimittäin tulisi lähetetyksi aivan tarkoituksellisesti väärälle vastaanottajalle.
Korjaava ilmoitus on sen sijaan syytä tehdä aina kokonaan uudella viestillä, jossa soveltuvalla tavalla yksilöidään erehdyksessä lähetetty viesti, esimerkiksi viestin lähettäjä ja ajankohta mainitsemalla, ja samalla annetaan tarkempi tieto viestin väärää vastaanottajaa koskevista velvollisuuksista.
